Fondation : 3 ou 4 journées sur site, puis le suivi
Le premier niveau du parcours, en trois étapes : 3 journées sur site pour le comité de direction, 4 journées pour le Management, 3 journées pour les équipes techniques, puis 2 journées de suivi à distance, en blocs de 2 h, dans les 2 mois. Chaque participant travaille sur son poste, avec ses vrais dossiers, et repart avec un espace de travail qui continue de se remplir après la formation.
Étape 1
Moi et mes données
- L'installation de l'assistant, poste par poste, Windows et Mac.
- Le prompt miroir : l'assistant pose ses questions et écrit la fiche qui dit qui vous êtes, relue à chaque fil.
- Les vraies sources branchées une à une, en lecture et brouillon.
- Une fiche par correspondant, lue avant chaque brouillon.
- Trois tâches chiffrées sur des documents réels, sans erreur de chiffre.
- Un tableau de bord personnel, rempli par l'assistant chaque matin.
- Le tri du courrier, puis la capitalisation : un fil réussi devient une méthode rejouable.
Étape 2
Mes processus
- Le rejeu à froid des méthodes de la veille.
- Les processus traités de bout en bout, à partir d'une fiche cas par problème réel.
- Une fiche par agent qui tourne : le catalogue d'agents de chaque participant.
- Le brief d'une réunion, préparé à partir du wiki de travail et des fiches personnes.
Étape 3
L'entreprise
- Le référentiel partagé : les méthodes du groupe mises en commun, sponsor présent.
- La charte d'usage : la version 1 sort de la salle le jour même et la direction la signe avant le premier bloc de suivi.
- L'audit de l'espace de chacun contre l'état de l'art.
- La feuille de route : l'assistant propose, le groupe coupe, la direction lit le résultat.
- La restitution, puis un compte rendu avec son tableau d'actions, envoyé sous cinq jours.
Après le site
Les blocs de suivi
- 2 journées de suivi à distance, en blocs de 2 h, dans les 2 mois.
- Les dates sont posées le dernier jour sur site, avant que l'animateur quitte le site.
- Chaque bloc reprend les sources, les cas, les agents et les méthodes là où ils en sont.
Ce que chacun emporte
Un espace de travail personnel, né le premier jour. Chaque dossier a un seul rôle.
MON-ESPACE/MOI.mdqui je suis, relu à chaque filREGLES.mdmes règles d'usageJOURNAL.mdce qui a été fait et ce qui reste ouvertCAS/un fichier par cas réel traitéMETHODES/une méthode rejouable par cas qui a marchéAGENTS/une fiche par agent qui tournePERSONNES/une fiche par correspondantWIKI/l'état de chaque dossier longTABLEAU-GLOBAL/le tableau de bord qui réunit les autres
Ce que l'entreprise garde
- Un référentiel partagé
- Les méthodes du groupe, mises en commun à la troisième étape et reprises à chaque bloc de suivi.
- Une charte d'usage signée
- Les règles d'usage que la direction signe : quelles données, quels droits, qui valide ce qui sort.
- Une feuille de route
- Ce qui se fait ensuite, et qui le fait.
- Un compte rendu
- La restitution du groupe et son tableau d'actions, envoyés sous cinq jours.
La suite : le niveau 2
Quand les routines tournent, le niveau Associé apprend à construire un assistant que d'autres font tourner.